在办公室工作中，每天会产生或传送若干纸质和电子文件，工作人员会及时将各种文件分门别类进行存放，次年会根据文件必要性和重要性整理形成档案放进档案室。而这一过程中，工作人员对档案认识水平、重视程度和专业化水平，决定了档案收集的数量与质量，直接影响着一个单位的历史、现在与未来。在许多企事业单位，尤其是规模不大的中小型单位，档案的保存和利用意识还比较薄弱，档案人员多数是兼职的，专业水平有限，单位对档案知识普及也较少，档案数量、质量都不尽如人意，而且各种资料形成档案后，往往被束之高阁，鲜有人问津。2019年我院成立四十周年，举办了一系列院庆活动，其中院志编写成为重要活动之一。院志编写需要大量一手材料，于是档案从遗忘的角落被重新发现，摆在了工作的重要位置。历时两年的院志编写中，档案发挥了至关重要的作用。在大量档案资料被反复查阅时，笔者发现了档案资料收集、分类等方面存在的一些问题，开始思考如何更好开展档案工作以便于档案资源的开发与利用。对于一个单位功在当今、利在千秋的的事情，值得我们认真思考和实践。

1 档案资料收集不全，收集方式简单低效

1）档案资料的收集不仅限于应收尽收，收集材料只是初级阶段，档案工作人员要从历史的角度或者说从单位留史留名的角度整理汇编档案材料。收集哪些档案材料，如何收集整理，要提前做好规划。一直以来，各科室按照档案管理制度中规定的的归档范围和期限进行资料的整理，然后办公室会每年针对具体情况，列举一些具体需要收集的档案材料目录，下发至各科室，由各科室兼职档案员提交档案材料。这种被动的、索要式收集模式，得到的材料很容易导致不齐全。因此，规划是档案管理中必不可少的环节，每年要与档案工作小组一起回顾上一年重要工作、重大活动等，让小组成员变被动为主动，积极参与档案第一手资料提供，，最后形成资料收集清单，这样以来，全员参与提供的资料会更齐全，更系统，不仅档案材料更有价值，也大大提高工作效率。2）电子材料的保存越来越重要。由于年代局限性，本单位2000年前的档案资料比较少，而且电子档案几乎没有。随着现在办公自动化运行，邮箱、社交工具中产生的一些有价值的材料以及电子文件成为档案中很重要的一部分，而且将替代纸质文件成为主要的档案材料收集对象，但由于传统工作习惯，对于电子文件等，一是没有保存意识，利用完后往往被随时清理掉，二是电子文件随意存放在某个文件夹下，没有规范分类存放，不容易查找。在以后资料收集保存的初级阶段，对于邮箱中的电子文件、往来公文等要复制保存，这部分材料不应该忽视。3）志书编写中，因档案材料不全，通过拜访离退休老职工，将他们所拥有的纸质、电子、实物等资料重新收集，得到了很宝贵的口述材料。更为惊喜的是，在采访个人过程中，他们按年代提供了自己研究的项目、活动、图片、获奖实物等，我们稍加整理，就形成了宝贵的人物档案。因此，未来档案收集时，口述方式也成为一种重要档案资料收集方式。4）志书编写时档案材料的浓缩的精华，在多次修订中，最后剩下的都是重点内容中的重点。尤其是一些重大事件、重要人物。把具有代表性的重大事件整理成重大活动档案，这对以后志书编写极为有帮助，不用浪费大量精力筛选整理重大事件。5）档案分为纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等，其中纸质档案相比来说较为丰富，而电子档案、图片、声音、视频、奖章等资料相对较少，这些档案资料在利用阶段却很重要，比如在主题展览时是较为形象生动的资料，教育意义非常大。

2 档案分类不科学，影响资料查找效率

档案分类第一步是卷、件模式的确定。由于档案所属门类的不同，有文书档案、科技档案等，在具体分类时按照文件自身的规律，按照卷件组合的模式整理较为合适，避免查找是出现的混淆现象，也避免了管理混乱。

档号是查阅档案文件最精准的搜索工具，因此档号编写要准确，尤其是当前电子文件多，也要定期对其整理，及时编写档号，从而减少查阅时的时间成本，提高工作效率。档号的编制越来越规范，参照《档号编制规则》编写，力求简洁明了，档号编写原则是一旦形成不宜变更，因此在编写过程中要考虑到类别扩展等的需要。

重视具有关联性文件的整理，由于有些文件虽然主题较有联系但不在同一时间内产生，很容易被忽略，这类文件之间有因果等关联性，要整理在一起，编制为“一件”，便于以后查阅事情的来龙去脉，快速分析原因、结果等。

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